Dedicamos nuestra sección en el ejercicio de 2005 a sacarle partido a nuestro proyecto en red (buscadores y publicidad) y atender las necesidades del usuario (usabilidad, accesiblidad); con la explosión de la web 2.0 en 2006, introducimos los conceptos de la nueva internet (xml, rss), los nuevos protagonistas (blogs, video, podcasting) y en 2007 dedicaremos esta sección a conocer los distintos programas y herramientas que nos ofrece la red para ayudarnos a gestionar nuestros proyectos on line: ERP, CRM y CMS serán los términos que emplearemos y conoceremos en este ejercicio. El objetivo de este curso ya no es sólo utilizar la red de cara al público, sino aprovechar la red dentro del flujo de trabajo de nuestro negocio.

Los ávidos lectores de esta sección ya conocen cómo optimizar su presencia online, las nuevas virtudes de la web 2.0, y ahora vamos a conocer distintas herramientas que nos permitirán gestionar flujos de trabajo, llevar a cabo proyectos a distancia -teletrabajo-, automatizar tareas (correos masivos), u organizar intra o extranet profesionales. Los españoles no son por naturaleza amigos de estas herramientas de gestión, pero los nuevos puestos profesionales que se están creando en torno a la red o las distintas formas de colaboración que se establecen entre empresas, hacen necesario saber de su existencia y aprovechar las ventajas que nos ofrecen: atención a clientes internacionales, acceso a trabajadores especializados de otros continentes, accesiblidad desde cualquier punto, etc.

¿Qué necesito para trabajar on line?Un proveedor de conexión a internet que nos facilite una conexión (adsl, cable o fibra óptica) a los puestos del lugar de trabajo: recomiendo una conexión mínima de 2MB y cable siempre que sea posible. Un buen plan de alojamiento web, no recomendaría menos de un servidor dedicado (en propiedad o alquilado al proveedor), ubicado en España y con un tiempo de respuesta bajo (no más de 50ms de ping), y, por último, un administrador de sistemas que se encargue de la administración, seguridad, actualizaciones y control del servidor. Puede subcontratar este servicio a terceros o a la empresa que le ofrezca el alojamiento web o incluso a medio-largo plazo dedicar personal para esta tarea.

Ventajas e inconvenientes. La mentalidad del empresario actual sigue anclada desde hace 20 años: comprar ordenadores, instalar software y el informatico de turno se encarga de actualizar el antivirus. Este modelo, que sigue vigente, por desgracia, en el tejido empresarial de las pymes españolas provoca los consabidos problemas: nula política de copias de seguridad, problemas con redes locales, clientes de correo, dificultades para el trabajo en red, windows, y un largo etcétera, en definitiva: se sigue pensando en local y no en red. Una foto corriente en la empresa española nos mostraria el servidor de trabajo bajo la mesa de la secretaria o en el despacho del jefe, los documentos se reparten por todos los puestos sin orden ni concierto, la red local es un agujero de seguridad y la politica de backups es inexistente. ¿Realmente están seguros nuestros datos?¿Podemos sacar partido a ese entorno de red con software propietario o sistemas operativos que no se crearon para trabajar en red? Internet nos proporciona la plataforma e infraestructura necesarias para trabajar de una forma mas productiva, saneada, segura y desde cualquier lugar. El mismo servidor en internet que utilizamos para alojar la web de nuestra empresa puede ayudarnos agilizar ciertos procesos: envio de mails, gestión documental, backups, etc. Aprovechemos la robustez y arquitectura del servidor para realizar tareas pesadas y no saturar nuestros puestos o la red local. Emplearemos los servicios del proveedor de hosting para establecer backups automatizados y copias de respaldo en otro servidor. Internet como sabemos es una fuente inagotable de software (propietario y libre) para cubrir aspectos como: facturación y contabilidad, seguimiento de clientes, proveedores o incluso trabajadores, y si, además, utilizamos software libre para estas tareas, podemos ampliar, adaptar o mejorar el software adecuándolo a las necesidades de nuestro negocio en particular, sin necesidad de pagar licencias por cada puesto o de someternos a la esclavitud de las nuevas versiones y actualizaciones.

El gran inconveniente es sin duda la falta de valentía para dar el salto al mundo on line, adoptar nuevas rutinas y la preparación que debe recibir todo el personal involucrado. Una vez tomada la decisión debemos tener en cuenta el nuevo medio virtual donde desarrollaremos el trabajo y el personal cualificado que nos acompañará en este viaje. La elección del proveedor de internet, como de la empresa que aloje el servidor de nuestro negocio es fundamental, no debemos escatimar recursos en estos dos puntos, serán los cimientos de la oficina virtual. Si bien el trabajo online conlleva inconvenientes casi insalvables, como que falle nuestro proveedor de internet durante algunas horas al cabo del año, es equiparable a los cortes de corriente eléctrica que suceden al cabo del año.

Un referente a tener en cuenta son los movimientos de la gran G hacia un entorno de trabajo virtual para profesionales: Google Docs & Spreadsheets (procesador de textos y hojas de cálculo), Calendar (gestión de eventos y tareas personales), Page Creator (creación de páginas web), Checkout (comercio electronico), orientados todos ellos a convertirse en una gran suite ofimática al estilo de la que todos conocemos pero totalmente online, abierta a todos los usuarios, y gratuita. Para todos aquellos que deseen asomarse al precipicio del trabajo en entornos virtuales les invito el mes que viene en esta misma página.